Frequently Asked Questions (FAQ)
für Administratoren der Mailinglisten

Frage Wie moderiere ich eine Mailingliste?
Frage Wie sorge ich dafür, dass nur Listenmitglieder schreiben können?
Frage Wie schütze ich eine Liste vor Spam?
Frage Hilfe! Bei mir ist ein Flamewar ausgebrochen und die Liste explodiert!
Wie stoppe ich das ganze?!
Frage Ich möchte, daß sich die Nutzer auf meinen Webseiten eintragen können.
Wie gehe ich vor?
Frage Ab und zu werden Nachrichten nicht verteilt und für die Moderation geparkt. Als Grund steht da "Nachricht enthält weitere Zieladresse". Was bedeutet das?
Frage Welche Punkte gibt es beim Anlegen eines Archivs zu beachten? Wie werden Nachrichten dauerhaft archiviert und was bedeutet das?
Frage Ich habe heute auf einen Schlag eine ganze Liste von Abmeldungen aus meiner Mailingliste bekommen. Was ist da los?
Frage Gibt es sonst noch was zu beachten?


Frage Wie moderiere ich eine Mailingliste?
Antwort Mailman zieht dafür zwei Schritte Parameter heran: Bei eingetragenen Usern hat jeder User ein individuelles Moderations-Flag. Jenachdem, ob es gesetzt ist, oder nicht, darf er posten -- oder eben nicht.

Wenn Sie eine Liste auf "moderiert" umstellen wollen, so gehen Sie in den Bereich Mitgliederverwaltung, wo alle User aufgelistet werden. Ganz unten gibt es da ein Feld "setze jedermanns Moderations-Bit". Klicken Sie dort auf ja und auf den Button, dann werden alle Mitglieder auf einen Schlag auf moderiert gesetzt.

Nun müssen Sie noch angeben, daß neue Mitglieder ebenfalls sofort das Moderations-Bit gesetzt bekommen. Sie finden den Eintrag unter "Vertauliche Optionen" -> "Absender-Adreßfilter" im ersten Feld.
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Frage Wie sorge ich dafür, dass nur Listenmitglieder schreiben können?
Antwort Ganz einfach: Schalten Sie bei allen Nutzern das Moderations-Bit ab (siehe vorherige Frage, nur umgekehrt!) und gehen Sie dann in die Rubrik "Abo-Regeln und Adressfilter" und dort "Absender-Filter". Dort setzen Sie "default_member_moderation" auf "Nein" (denn alle Leute sollen ja unmoderiert sein) und dann auf der selben Seite ganz unten das Feld "generic_nonmember_action" auf "Zurückhalten". Nachrichten Listenfremder Personen werden dann moderiert, alle Listenmitglieder dürfen aber direkt mailen.
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Frage Wie schütze ich eine Liste vor Spam?
Antwort Die JPBerlin tut das möglichste, um Listen und Postfächer vor Spam zu schützen. Wenn es ganz einfach wäre, weitere Maßnahmen zu ergreifen, dann hätten wir das sicher getan.

Mailman bietet jedoch noch einige Optionen, die gerade bei Mailinglisten hilfreich sein können:

  1. Überlegen Sie, ob es nicht ggf. ausreicht nur eingetragene Mailadressen als Absender zuzulassen. Siehe dazu auch die vorherige Frage.


  2. Im Bereich "Abo-Regeln und Adressfilter" und dann "Empfänger-Filter" gibt es die Möglichkeit Mailman nur dann e-Mails an die Liste verteilen zu lassen, wenn Sie auch explizit und direkt an die Liste adressiert waren. Spam trägt i.d.R. nicht den Namen der Mailingliste im Mailheader, sondern nur im sog. "Mailumschlag". Mailman kann das herausfiltert. Beachtenswert dabei: Ihre User müssen dann in Zukunft eine Mail auch explizit an die Liste adressieren, "Rundmails", wo die Liste nur einer von einem Dutzend Empfänger ist, landen ggf. in der Moderation (was ja auch ein großer Vorteil sein kann). Und: Wenn die Liste parallel noch unter einem anderen Namen läuft (z.B. "liste@meineeigenedomain.de") müssen Sie ggf. diese Adresse unter "acceptable_aliases" eintragen, damit Mailman auch "sich" in der Empfängerliste erkennt.
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Frage Hilfe! Bei mir ist ein Flamewar ausgebrochen und die Liste explodiert!
Wie stoppe ich das ganze?!
Antwort Durch die NOTMODERATION. Wenn Sie die Notmoderation aktivieren, ist die gesamte Liste sofort für alle ankommenden e-Mails geblockt und nichts wird mehr verteilt, sofern es nicht vom Listowner freigegeben ist.

Der Gag an der Notmoderation ist, daß sie bestehende Einstellungen zur Moderation (wer darf senden, wer nicht) unberührt läßt. Wenn Sie später die Notmoderation wieder abstellen, gelten sofort die alten Einstellungen wieder.

Sie finden die Notmoderation auf der allerersten Konfigurationsseite ("general") ungefähr in der Mitte unter "Sonstiges"!

Im Falle eines Flamewars ist es wichtig, so schnell wie möglich eine Notmoderation zu aktivieren, da sich die wütenden/fragenden/hilflosen/nölenden e-Mails Ihrer Nutzer sonst nach dem Schneeballprinzip in die Hunderte und Tausende vervielfachen!

Denken Sie rechtzeitig daran, auf Mailinglisten nur denjenigen das Posten zu erlauben, die auch Posten dürfen / können / sollen. Viele Nutzer kapieren nicht ganz, was Mailinglisten sind und schreiben sonst Austragswünsche o.ä. an die Liste, woraufhin sich andere Nutzer (an die Liste...) beschweren, warum man ihnen das denn zusenden würde!

Ein Flamewar ist immer eine Auswirkung eines Fehlers des Listenowners und darf nicht passieren! Er kostet uns viel Geld, Zeit und Nerven und es hagelt Beschwerden!
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Frage Ich möchte, daß sich die Nutzer auf meinen Webseiten eintragen können.
Wie gehe ich vor?
Antwort Am liebsten ist es mir, wenn Sie Ihre Listinfo-Webseite passend gestalten und mit den notwendigen Texten versehen und dann von Ihrem Webangebot direkt auf die Eintragsseite unseres Listservers verlinken. Dann ist jeder auf der sicheren Seite und alles läuft technisch sauber, korrekt und problemlos.

Alternativ können Sie auch das Eintragsformular der Listinfo-Seite kopieren und auf Ihrer Webseite einfügen. Es ist dann allerdings Ihr Risiko, daß alles technisch sauber funktioniert. Bitte denken Sie unbedingt daran, sich dann auch darum zu kümmern, daß sich User sauber wieder austragen können und den Nutzern klar ist, daß sie sich in eine Mailingliste eintragen!

Dritte Variante ist, daß Sie sich ein Webformular bauen, daß eine e-Mail an listenname-request@listi.jpberlin.de erzeugt, die im Nachrichtentext nur eine Zeile mit "subscribe address=mailadressedesnutzers" enthält.
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Frage Ab und zu werden Nachrichten nicht verteilt und für die Moderation geparkt. Als Grund steht da "Nachricht entält weitere Zieladresse". Was bedeutet das?
Antwort Mailman prüft, ob die Mail ursprünglich auch an die Mailadresse der Mailingliste adressiert war. -Auf diese Art und Weise kann man einen Teil der unerwünschten Werbemails ("SPAM") herausfiltern, weil dieser oftmals nicht direkt an den Namen der Mailingliste im Mailheader trägt.

Allerdings werden dann auch Mails gefiltert, die über eine Mailweiterleitung an die Mailingliste gelangt sind, da im Mailheader dann weiterhin die urspr¨ngliche Mailadresse genannt ist.

Sie finden die Einstellungen dazu im Admin-Interface unter "Abo-Regeln und Adreßfilter -> Empfänger-Filter". Dort können Sie einstellen, ob Sie diesen Filter an- oder abschalten möchten.

Sie müssen diese Funktion gar nicht abschalten, sondern sollten i.d.R. einfach im zweiten Feld die "Aliase" der Liste eintragen. Also Mailadressen, unter denen die Liste noch im Netz erreichbar ist und die als "zulässig" erkannt und nicht geblockt werden sollten.

Dann werden solche weitergeleiteten Mails sofort und ohne Probleme an die Liste verteilt.
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Frage Welche Punkte gibt es beim Anlegen eines Archivs zu beachten? Wie werden Nachrichten dauerhaft archiviert und was bedeutet das?
Antwort Es gibt öffentliche und private Archive. Private Archive können nur von Mitgliedern der Mailingliste eingesehen werden, d.h. es findet eine Abfrage nach Mailadresse und zugehörigem Passwort statt.

Öffentliche Archive können ohne Schutz von Jedermann eingesehen werden. Da die e-Mails dabei in einem Web-Archiv liegen, wird ein solches Web-Archiv natürlich auch von den üblichen Suchmaschinen wie Google und Co archiviert. Damit sind die auf solchen Listen veröffentlichen e-Mails über Google auffindbar.

Viele User sind damit nicht unbedingt einverstanden. Es liegt also in der Verantwortung des Listenadmins sich genau zu überlegen, ob ein Archiv einer Liste öffentlich sein kann, oder nicht! Ist es öffentlich, so ist es die Pflicht des Listenadmins seine Nutzer (regelmässig) darüber zu informieren und aufzuklären, sei es durch Mails an die Liste, sei es durch entsprechende Hinweistexte auf den Webseiten zum Eintrag in die Liste.

Übrigens: Standardmässig haben unsere Listen kein Archiv. Eine solche Funktion muß vom Listenowner extra aktiviert werden.
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Frage Ich habe heute auf einen Schlag eine ganze Liste von Abmeldungen aus meiner Mailingliste bekommen. Was ist da los?
Antwort Mailman wird mitgeteilt, wenn eine e-Mailadresse eines Nutzers nicht zustellbar ist ("bounct"). Ist diese Adresse über längere Zeit nicht zustellbar, also mindestens mehrere Tage und mindestens eine bestimmte Anzahl von Mails lang, so wird die Zusendung von e-Mails an diesen Nutzer deaktiviert. Er bleibt aber vorerst inaktiv in die Mailingliste eingetragen.

Von Zeit zu Zeit schickt Mailman Testmails an diese Adresse und schaut, ob die Mails weiterhin unzustellbar sind, oder ob sich der Nutzer durch anklicken eines speziellen Links wieder aktiviert. Erst wenn auch diese Testmails über wirklich lange Zeit ebenfgalls unzustellbar sind, wird der Nutzer tatsächlich und endgütig automatisch gelöscht.

Wenn Sie nun vor viele, vielen Wochen auf einen Schlag eine groß Anzahl von Mailadressen über das Admin-Interface eingetragen haben, so kann es sein, daß dementsprechend zeitgleich mehrere Mailadressen als unzustellbar oder dauerhaft ungütig erkannt und gelöscht werden.
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Frage Gibt es sonst noch was zu beachten?
Antwort Lesen Sie auch die FAQ für die User!
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